Comunicação e resolução de conflitos

Reunião FBN América Latina 2013. O 4° Encontro de Famílias da América Latina abordou assuntos como o poder da comunicação pode desestruturar tanto a família quanto a empresa, tratou temas como lidar com as conversas difíceis, como gerenciar o desempenho dos funcionários da família e, como construir estruturas que facilitem a comunicação. O evento foi organizado em parceria com a Universidade de Los Andes e foi realizada em Cartagena, Colômbia, de 02 a 03 de Maio de 2013. Um dos aprendizados mais relevantes resultou de um debate entre pares. Segue o resumo de algumas orientações práticas:

Administrando conversas difíceis

O sistema familiar e o sistema de negócios são muito diferentes em sua abordagem para o conflito. As famílias tendem a evitar o conflito por causa da manutenção da harmonia entre um grupo de pessoas cuja identidade familiar os une para sempre , não importa o quanto divirjam  seus objetivos e valores.  As empresas, por sua vez,  estão muito mais propensas a atravessar conflitos - afinal, se as pessoas não a conseguem trabalhar por objetivos comuns, talvez seja melhor sair do negócio.

Empresas familiares bem-sucedidas muitas vezes combinam o melhor do sistema familiar e do sistema de negócio. De um modo geral, no quesito conflito é preferível uma abordagem business-like (estilo negócio). A longo prazo  é melhor  tratar conflitos e tensões subjacentes, mesmo que isto signifique levantar um pouco de poeira no processo.

Algumas conversas são difíceis com qualquer colega de trabalho. Mas essas conversas podem se tornar ainda mais difíceis com os membros da família, normalmente carregada de muita bagagem emocional. Por exemplo: considere uma conversa difícil entre dois membros da família sobre quanto tempo um deles gasta seguindo suas próprias idéias criativas em vez de cuidar dos interesses imediatos dos clientes.

Dicas úteis

Mudar da certeza para a curiosidade

Pensamento: "Ele nunca teve qualquer sentido para  prioridades - desde criança."

Pensamento: "Como é que ele pode achar que suas prioridades  fazem sentido?"

Conheça as histórias de cada um

"Do seu ponto de vista, como você vê o equilíbrio entre o tempo que você gasta com ideias criativas e com as necessidades imediatas dos clientes?"

"Do meu ponto de vista, eu calculo  que você passe  pelo menos 50% mais tempo em projetos criativos do que o combinado."

Transformar  culpa em  contribuição

"É típico você  cuidar suas  próprias questões criativas , deixando outras pessoas fazendo todo o trabalho prático."

"Vamos pensar em tudo que têm contribuído para tornar esta situação difícil."

Expresse seus sentimentos, mas só depois de resolvidos! - e, certifique-se  que são sentimentos genuínos e não julgamentos sobre a outra pessoa.

"Você é tão egoísta cuidando de suas próprias coisas e simplesmente não se preocupa com o que acontece com o negócio como um todo!"

"Quero ser aberto com você. Eu me sinto muito decepcionado e frustrado  com o fato  de nosso acordo sobre o foco de seu trabalho não ser mantido."

Respeitar os limites, separar conversas profissionais,  de conversas familiares.

"Você passou muito tempo correndo atrás de seus interesses pessoais, isso não é aceitável! Por falar nisso, quais são seus planos para o Natal,  já que adoraríamos que você se juntasse a nós?"

Separe impacto de intenção

Impacto: "Estou muito magoado porque ninguém parece valorizar minhas ideias criativas,  que acabarão por revelar-se fantásticas."

Intenção : "No entanto eu entendo que sua intenção não era a de me machucar, mas sim orientar para no objetivo comum da empresa."

Gerenciando o desempenho dos funcionários da família        

O que poderia ser mais difícil para um filho do que  tentar gerir o desempenho de seu pai? Ou uma irmã supervisionar o trabalho de um irmão mais velho? A combinação de política familiar, ordem de nascimento e rivalidades pessoais podem criar enorme turbulência no mundo supostamente racional da  gestão de desempenho.

Para lidar com a turbulência é essencial ter coragem de dar feedback. Se alguém apresenta baixo ou apenas médio desempenho, é preciso que haja feedback regular - a cada três a seis meses. É vital para evitar surpresas, pois a surpresa pode ser o inimigo.

Dicas úteis:

1.  Certifique-se de que há um processo estruturado com critérios objetivos para avaliação, pré-definidas datas para comentários e responsabilidades claras.

2.   Pense à frente no desenvolvimento futuro dos empregados da família , tendo em conta o seu potencial (e seus limites)

3.  Analise se você tem qualquer preconceito que possa interferir com a gestão objetiva de desempenho. Por exemplo :  culpa por sua posição superior? Ressentimento por causa de sua ascensão mais rápida? Não gostar de seu sentido de justiça?

4.  Considere se a gestão de desempenho pode ser realizada por alguém que não seja parente,  livre de bagagem emocional

5.  Reflita sobre as políticas familiares e quem mais pode ser afetado pelo progresso (ou fracasso)  dos empregados familiares. Por exemplo: cônjuges ressentidos e/ou  pais ambiciosos!

Construção de estruturas de comunicação

A comunicação na empresa familiar é promovida por uma governança  eficaz, muitas vezes através de estruturas como Conselhos de Família, Assembleias Familiares, Conselho Geral, etc. Estas estruturas ajudam as pessoas a se familiarizarem com as questões especialmente sensíveis e resolver as diferenças de uma forma razoavelmente profissional e responsável.

As estruturas exatas são menos importantes do que os resultados: em primeiro lugar garantir que as pessoas certas se juntem no momento certo para discutir as coisas certas e, em segundo lugar, gerando um senso de direção, bem como  valores e políticas que informam as pessoas como se comportar ou o que fazer em determinadas circunstâncias.

Um ponto de observação importante é atentar que as estruturas não prejudiquem uma das principais vantagens da empresa familiar: a capacidade de decisão. Por um lado é bom as pessoas terem oportunidades de se manifestar. Por outro as famílias empresariais devem ser bastante cautelosas com qualquer exigência de unanimidade na tomada de decisões. 

Agenda  paralela em Cartagena

O evento FBN em Cartagena não só apresentou palestrantes de alto nível, tais como John Davis da Harvard Business School, como também incluiu mesas-redondas que reuniram famílias de negócios com consultores externos, focando em casos nos quais a má comunicação causou​​ conflito. Houve oportunidades para as famílias reverem suas próprias necessidades de comunicação, identificar os membros da família que poderiam ser “campeões de comunicação", e desenvolver planos de ação específicos.

A agenda mais ampla do evento incluiu um tempo valioso para networking com as  famílias, um painel de discussão sobre mulheres líderes no negócio familiar e, uma visita à obra da Fundação Juan Felipe Escobar Gomez. Mais informações sobre o evento estão disponíveis na plataforma Xchange FBN: www.fbnxchange.org.